برنامج عيادات الليزر: قائمة من 12 نقطة قبل أن توقّع

معظم برامج العيادات كُتبت للممارسة العامة: طبيب، وزيارة، ووصفة. أما عيادة الليزر أو التجميل فتعمل بمنطق مختلف: باقة من الجلسات تُباع مقدماً، وتُقدَّم على مدى أشهر، في غرف تحوي كل منها جهازاً باهظ الثمن. البرنامج الذي تختاره يجب أن يفهم ذلك، وإلا انتهى فريقك إلى إدارة العمل الحقيقي في جدول بيانات.

هذه القائمة التي نستخدمها عندما تسألنا عيادة إن كان نظام ما سيناسبها. خذها معك إلى كل عرض توضيحي.

1. الباقات والجلسات عناصر أساسية

خطة "ليزر جسم كامل، 6 جلسات" ليست ستة مواعيد. هي بيعة واحدة، ودفعة مقدمة واحدة، ورصيد واحد، وست عمليات تسليم تستهلك كل منها وقتاً وغرفة وجهازاً ومستهلكات. يجب أن يبيع النظام الخطة مرة واحدة، ويحجز الجلسات واحدة تلو الأخرى، ويُظهر المحجوز والمكتمل والمتبقي لكل مريض، ويمنع حجز الجلسة السابعة.

2. الغرف والأجهزة، لا الأطباء فقط

كثير من جلسات الليزر بلا طبيب أصلاً؛ فنيّ يشغّل الجهاز. إن كان التقويم لا يفهم إلا الأطباء، فسيحجز فنيّان الغرفة نفسها. اطلب رؤية تقويم الغرف واسأل ماذا يحدث عندما لا يكون للجلسة طبيب.

3. عدّادات النبضات على الجهاز

أجهزة الليزر تُسعَّر بالنبضات. سجل يوثّق النبضات لكل جلسة ولكل جهاز هو كيف تعرف العمر المتبقي للجهاز وما إذا كان الفنيّ يفرط في العلاج. إن أجاب المورّد "يمكنك كتابتها في ملاحظة"، فانتقل إلى غيره.

4. مستهلكات لكل خدمة

الهيدرافيشل يستهلك سيرومات؛ وجلسة الليزر تستهلك جل ورؤوساً. يجب أن يعرف النظام ما تستهلكه كل خدمة ويخصمه من المخزون عند إكمال الجلسة، لا عندما يتذكر أحدهم إجراء جرد.

5. دفعة مقدمة عند الحجز

الغياب عن المواعيد هو الضريبة الصامتة على عيادات التجميل. تحصيل دفعة مقدمة عند الحجز، من التقويم نفسه، وتطبيقها تلقائياً عند الدفع هو أنجع حل. ويجب أن تُرحَّل كدفعة حقيقية لا كملاحظة.

6. فوترة جاهزة لضريبة القيمة المضافة

في مصر تُطبَّق ضريبة 14% على معظم خدمات التجميل، وفي السعودية 15%، ولا ضريبة في الكويت حالياً؛ فيجب أن تكون النسبة إعداداً لكل عيادة. تحتاج الفواتير إلى بند الضريبة، وتسلسل لكل فرع، وطريقة للتعامل مع الخصومات دون إخفائها عن المحاسب.

7. محاسبة داخل النظام لا مصدَّرة منه

إذا كانت كل فاتورة ودفعة مقدمة ومرتجع ومشتريات تُرحَّل إلى دفتر أستاذ حقيقي، قرأ المالك قائمة الدخل في أي يوم من الشهر. أما إذا كان البرنامج "يصدّر إلى محاسبك"، فالأرقام دائماً متأخرة أسابيع.

8. عربية حقيقية

لا قائمة مترجمة. تخطيط من اليمين إلى اليسار، فواتير وإيصالات عربية، قوالب واتساب عربية، واختيار لغة لكل مستخدم ليعمل موظف الاستقبال والمحاسب كلٌّ بلغته.

9. واتساب عبر المنصة الرسمية

التأكيدات والتذكيرات والإيصالات يجب أن تمر عبر منصة واتساب للأعمال بقوالب معتمدة. الهاتف الشخصي الذي يشغّل "بوت" يُحظر، ويأخذ معه محادثات مرضاك.

10. تعدد الفروع من اليوم الأول

حتى عيادة الفرع الواحد يجب أن تسأل. الفرع الثاني يأتي أسرع مما خُطط له، وإضافة نطاق الفروع لاحقاً إلى بيانات المرضى والمخزون والنقدية مؤلمة.

11. من يرى رقم الهاتف

قائمة المرضى هي الأصل الذي يُرجَّح أن يأخذه الموظف المغادر. اسأل إن كان يمكن إخفاء أرقام الهواتف حسب الدور، وإن كان هناك سجل تدقيق لمن صدّر ماذا.

12. حماية البيانات

قانون حماية البيانات الشخصية المصري (القانون 151 لسنة 2020) ولائحة هيئة الاتصالات الكويتية ونظام حماية البيانات السعودي كلها تعامل سجلات المرضى وصورهم كبيانات حساسة. اسأل أين تُخزَّن البيانات، وهل لكل عيادة قاعدة بيانات معزولة، وكيف تُشفَّر صور قبل وبعد.

كيف تدير العرض التوضيحي

أحضر رحلة مريض حقيقية واطلب من المورّد أن يمر بها من البداية إلى النهاية: بِع باقة 6 جلسات بدفعة مقدمة، احجز الجلسة الأولى في غرفة، أكملها بمستهلكات، حصّل الباقي، ثم ألغِ الجلسة الثانية وأرِني ما الذي يُعكس. إن احتاجت أي خطوة إلى حل التفافي، فقد حصلت على إجابتك.